Statutes

The Statutes of HSD foundation are only available in Dutch.

Definities

Artikel 1.

In deze statuten wordt verstaan onder:
- Bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de wet;
- HSD: de door de stichting tot stand gebrachte en gefaciliteerde samenwerking tussen overheden, bedrijven en kennisinstellingen onder de naam The Hague Security Delta;
- HSD Partners: aangeslotenen van de stichting ingevolge artikel 14;
- Raad van Advies: de raad van advies van de stichting;
- Raad van Toezicht: de raad van toezicht van de stichting.
Verwijzingen naar artikelen verwijzen naar artikelen van deze statuten, tenzij het tegendeel blijkt.

Naam en Zetel

Artikel 2.

De stichting draagt de naam: Stichting The Hague Security Delta.
De stichting heeft haar zetel te Den Haag.

Doel

Artikel 3.

De stichting heeft ten doel het bundelen van krachten tussen overheden, bedrijven en kennisinstellingen, zowel nationaal als internationaal, teneinde een bijdrage leveren aan een veiligere wereld en daarmee tevens meer bedrijvigheid en meer banen te creëren, in bijzonder in de regio Den Haag.
De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door:
1. het stimuleren en faciliteren van kennisdeling en het verbinden van overheden, bedrijven (startups, scaleups, innovatief MKB en corporates) en kennisinstellingen;
2. het opzetten van innovatieprogramma’s waar partijen vanuit het gehele veiligheidsdomein in mogen participeren via het HSD samenwerkingsmodel: vraag gestuurd, doelgericht en op basis van vertrouwen;
3. het bouwen van nationale en internationale kennis- en handelsbruggen;
4. het bieden van toegang tot kennis, innovatie, markt, talent en financiering en kapitaal aan HSD Partners;
5. het aantrekken van (inter)nationale talenten, investeerders, congressen, bedrijven en organisaties, mede door het positioneren van HSD.
De stichting beoogt niet het behalen van winst.
De stichting heeft niet ten doel het doen van uitkering(en) aan haar oprichter(s)

en/of de leden van het Bestuur en/of aan eventuele medewerkende(n) en/of aan een of meer anderen, die van een orgaan der stichting deel uitmaken of bij de stichting enig belang hebben.

Geldmiddelen

Artikel 4.

De geldmiddelen van de stichting bestaan uit:
1. subsidies;
2. schenkingen, legaten en erfstellingen;
3. bijdragen (al dan niet van HSD Partners);
4. opbrengst van belegde middelen;
5. alle andere baten en inkomsten.
Erfstellingen kunnen slechts worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving.

Bestuur

Artikel 5.

Het Bestuur van de Stichting bestaat uit één of meer leden. De Raad van Toezicht bepaalt het aantal leden.
De leden van het Bestuur worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht.
De leden van het Bestuur hebben recht op bezoldiging door de stichting. De bezoldiging wordt vastgesteld door de Raad van Toezicht met inachtneming van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector of de daarvoor in de plaats tredende wetgeving, ook in het geval deze regeling niet van toepassing is. De bezoldiging kan lager zijn dan de maximale bezoldiging die uit de betreffende wetgeving volgt.

De benoeming van een lid van het Bestuur geschiedt voor drie (3) jaar of zoveel korter als door de Raad van Toezicht besloten. Een aftredend lid is terstond herbenoembaar.
Het lidmaatschap van het Bestuur eindigt voorts:
1. door overlijden, onder curatele stelling, faillissement of surséance van
  
  betaling; en
2. door schriftelijk bedanken.
Indien er sprake is van een meerhoofdig bestuur kan de Raad van Toezicht een voorzitter aanwijzen. Alsdan kan het Bestuur uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aanwijzen. De functies van secretaris en penningmeester kunnen door één persoon worden uitgeoefend.

Taken en Bevoegdheden van het Bestuur

Artikel 6.

Het Bestuur is belast met het besturen van de stichting en is met inachtneming van het bepaalde in deze statuten bevoegd tot het verrichten van alle rechtshandelingen, die het in het belang van de stichting nuttig of nodig oordeelt. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van het Bestuur zich naar het belang van de stichting.
Het Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen en vaststellen van het beleidsplan, het meerjarenplan en de begroting. De vaststelling vereist de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht. Voordat het Bestuur deze stukken ter goedkeuring voorlegt aan de Raad van Toezicht bespreekt het Bestuur de stukken met de vergadering van HSD Partners en brengt zij van die bespreking verslag uit aan de Raad van Toezicht.
Het Bestuur behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht voor besluiten tot het aangaan van overeenkomsten:

a. tot het verwerven, vervreemden of bezwaren van registergoederen;

b. als gevolg waarvan de stichting zich verbindt als borg of als hoofdelijk aansprakelijke medeschuldenaar;
c. als gevolg waarvan de stichting de nakoming van een verplichting door een derde garandeert; en
d. als gevolg waarvan de stichting zich verplicht tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde.

4. Aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn voorts onderworpen de besluiten van het Bestuur tot:

a. het aanvragen van faillissement of surséance van betaling;

b. fusie of (af)splitsing; en

c. het aangaan of beëindigen van een deelneming of duurzame samenwerking, indien het aangaan van deze deelneming of samenwerking of beëindiging daarvan van strategisch grote betekenis is voor de stichting.

5. Indien het Bestuur niet voltallig is, behoudt het niettemin zijn bevoegdheden, onverminderd de verplichting van de Raad van Toezicht om in de vacature te voorzien.

6. De Raad van Toezicht stelt in een reglement regels vast omtrent de samenstelling, besluitvorming en werkwijze van het Bestuur, in aanvulling op en ter uitwerking van hetgeen daaromtrent in deze statuten is bepaald.

Vertegenwoordiging

Artikel 7.

De stichting wordt vertegenwoordigd door het Bestuur. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan :

de voorzitter van het Bestuur (indien aangewezen overeenkomstig artikel 5 lid 6 van deze statuten); en
twee gezamenlijk handelende leden van het Bestuur.

Vergaderingen Bestuur

Artikel 8.

Het Bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls de een lid van het Bestuur dit nodig oordeelt.
De leden van het Bestuur worden, tenzij de voorzitter anders beslist, ten minste acht dagen van tevoren schriftelijk onder opgave van de agenda ter vergadering opgeroepen, waarbij de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet worden meegerekend.
Indien in een vergadering van het Bestuur alle leden van het Bestuur aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, ook al is niet voldaan aan het bepaalde in lid 2.
Van een vergadering worden door de secretaris of een ander daartoe door de voorzitter aangewezen persoon notulen gehouden, die in dezelfde vergadering dan wel een volgende vergadering worden vastgesteld.

Besluitvorming Bestuur

Artikel 9.

1. Het Bestuur besluit met volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid wordt hier verstaan: meer dan de helft van het aantal uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen beslist de Raad van Toezicht.

Ieder lid van het Bestuur heeft één stem.
Een lid van het Bestuur kan zich door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid van het Bestuur laten vertegenwoordigen. Een lid van het Bestuur kan ter vergadering ten hoogste één ander lid van het Bestuur vertegenwoordigen.
Over personen wordt schriftelijk, over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter anders beslist. Blanco en niet juist uitgebrachte stemmen tellen niet mee.
Besluitvorming kan op andere wijze dan in een vergadering geschieden, mits alle leden van het Bestuur met deze wijze van besluitvorming schriftelijk of langs elektronische weg hebben ingestemd. De stemmen worden schriftelijk uitgebracht. Aan het vereiste van schriftelijkheid van de stemmen wordt tevens voldaan indien het besluit, onder vermelding van de wijze waarop ieder van de leden van het Bestuur heeft gestemd, schriftelijk of elektronisch is vastgelegd.

Raad van Toezicht

Artikel 10.

De stichting heeft een Raad van Toezicht.
De Raad van Toezicht bestaat uit een door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal leden van ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen.
De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. Een besluit tot ontslag kan worden genomen om gewichtige redenen alsmede ingeval het betreffende lid en de overige leden van de Raad van Toezicht structureel andere inzichten hebben, zich een onverenigbaarheid van belangen voordoet of het betreffende lid onvoldoende functioneert naar het oordeel van de overige leden van de Raad van Toezicht.
De Raad van Toezicht stelt een profielschets voor zijn omvang en samenstelling vast en houdt hierbij rekening met de aard van de stichting, haar activiteiten en met de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de Raad van Toezicht. Gestreefd wordt naar een evenwichtige verdeling van de Raad van Toezicht zetels over de volgende drie geledingen:

- bedrijven;
- overheden; en
- kennisinstituten.
De leden van de Raad van Toezicht mogen geen personen zijn die op grond van een arbeids- of managementovereenkomst werkzaam zijn voor een HSD Partner.

5. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor een termijn van ten hoogste vier jaar. De leden van de Raad van Toezicht treden af volgens een door de Raad van Toezicht op te stellen rooster. Bij wijze van overgangsmaatregel in het kader van het vaststellen van een rooster van aftreden kan de Raad van Toezicht voor één of meer van zijn leden een kortere of langere zittingsduur vaststellen met dien verstande dat een lid niet tegen zijn wil defungeert voordat de termijn waarvoor hij is benoemd is verstreken. Een periodiek aftredend lid van de Raad van Toezicht kan slechts eenmaal worden herbenoemd.

Het lidmaatschap van de Raad van Toezicht eindigt voorts:
1. door overlijden, onder curatele stelling, faillissement of surséance van betaling;
2. door schriftelijk bedanken;
3. indien en zodra het betreffende lid niet meer voldoet aan de in lid 4, laatste zin, bedoelde kwaliteitseis.
Een niet voltallige Raad van Toezicht behoudt zijn bevoegdheden. In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
De leden van de Raad van Toezicht hebben recht op bezoldiging door de stichting. De bezoldiging wordt vastgesteld door de Raad van Toezicht met inachtneming van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector of de daarvoor in de plaats tredende wetgeving, ook in het geval deze regeling niet van toepassing is. De bezoldiging kan lager zijn dan de maximale bezoldiging die uit de betreffende wetgeving volgt.

Taken en Bevoegdheden van de Raad van Toezicht

Artikel 11.

De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. Hij staat het Bestuur met raad terzijde. Bij de vervulling van zijn taak richt de Raad van Toezicht zich naar de belang van de stichting.
De Raad van Toezicht of één of meer door hem aan te wijzen leden heeft/hebben toegang tot alle lokaliteiten van de stichting en heeft/hebben het recht om te allen tijde alle bescheiden en boeken van de stichting in te zien.
Het Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig de voor de uitoefening van zijn taak benodigde noodzakelijke gegevens.

De Raad van Toezicht kan zich door deskundigen laten bijstaan in het kader van zijn toezichthoudende taak alsmede bij de werving en selectie van kandidaten voor de Raad van Toezicht. De kosten van dergelijke bijstand komen voor rekening van de stichting.
De leden van de Raad van Toezicht doen opgave van hun nevenfuncties waaronder, maar niet beperkt tot, bezoldigde en onbezoldigde bestuursfuncties, commissariaten en adviseurschappen

De Raad van Toezicht kan uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter benoemen die bij afwezigheid van de voorzitter als diens taken en bevoegdheden waarneemt.
De Raad van Toezicht kan voorts uit zijn midden een secretaris benoemen en een regeling treffen voor diens vervanging.
De Raad van Toezicht stelt in een reglement regels vast omtrent de samenstelling, besluitvorming en werkwijze van de Raad van Toezicht, in aanvulling op en ter uitwerking van hetgeen daaromtrent in deze statuten is bepaald.

Vergaderingen Raad van Toezicht

Artikel 12.

De Raad van Toezicht vergadert ten minste twee keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of twee andere leden van de Raad van Toezicht of het Bestuur dat nodig achten.
Het Bestuur wordt uitgenodigd om de vergaderingen van de Raad van Toezicht bij te wonen en aldaar het woord te voeren.
De bijeenroeping van een vergadering van de Raad van Toezicht geschiedt door de voorzitter van de Raad van Toezicht dan wel de twee leden van de Raad van Toezicht die het houden van een vergadering hebben verlangd of door het Bestuur door middel van een schriftelijke oproep aan ieder lid van de Raad van Toezicht en ieder lid van het Bestuur. Deze oproep vermeldt de plaats en het tijdstip van de vergadering en de in de vergadering te behandelen onderwerpen.
De termijn voor het oproepen van een vergadering van de Raad van Toezicht bedraagt ten minste veertien dagen, de dag van de oproeping en de dag van de vergadering meegerekend.
Een lid van de Raad van Toezicht kan zich ter vergadering doen vertegenwoordigen door een daartoe schriftelijk gevolmachtigd ander lid van de Raad van Toezicht. Een lid van de Raad van Toezicht kan ter vergadering ten hoogste één ander lid van de Raad van Toezicht vertegenwoordigen. Omtrent toelating van andere personen tot een vergadering van de Raad van Toezicht beslissen de ter vergadering aanwezige leden van de Raad van Toezicht met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen.
De vergaderingen van de Raad van Toezicht worden geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger. Bij hun afwezigheid wordt de voorzitter van de vergadering aangewezen door de ter vergadering aanwezige leden met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen.
Van het verhandelde in een vergadering worden notulen of besluitenlijsten gehouden door een daartoe door de Raad van Toezicht aangewezen persoon. De notulen of besluitenlijsten worden door de Raad van Toezicht in dezelfde of de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Hiervan wordt verslag gedaan in de notulen of de besluitenlijst.

Besluitvorming Raad van Toezicht

Artikel 13.

De Raad van Toezicht kan in een vergadering alleen geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is.
In het geval de voorschriften omtrent de oproeping van een vergadering niet in acht zijn genomen, kunnen niettemin geldige besluiten worden genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin alle in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft één stem.
Alle besluiten van de Raad van Toezicht worden genomen met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen.
Bij staking van stemmen beslist de voorzitter van de Raad van Toezicht. Indien de voorzitter van de Raad van Toezicht noch zijn plaatvervanger ter vergadering aanwezig zijn en de stemmen staken, komt geen besluit tot stand.
Besluitvorming kan op andere wijze dan in een vergadering geschieden, mits alle leden van de Raad van Toezicht met deze wijze van besluitvorming schriftelijk of langs elektronische weg hebben ingestemd. De stemmen worden schriftelijk uitgebracht. Aan het vereiste van schriftelijkheid van de stemmen wordt tevens voldaan indien het besluit, onder vermelding van de wijze waarop ieder van de leden van de Raad van Toezicht heeft gestemd, schriftelijk of elektronisch is vastgelegd.

HSD Partners

Artikel 14.

Als HSD Partners worden aangemerkt (rechts)personen of instellingen die de wens te kennen hebben gegeven zich aan te sluiten bij de stichting en die daartoe de daarop betrekking hebbende overeenkomst met de stichting hebben gesloten met inachtneming van het daaromtrent door het Bestuur vastgestelde beleid (onder meer ten aanzien van de bijdragen door HSD Partners).

Uittreding HSD Partners

Artikel 15.

Uittreding geschiedt per één januari van enig kalenderjaar, mits ten minste drie maanden van tevoren het Bestuur schriftelijk bericht hiervan ontvangt. Per de dag van einde van de in artikel 14 bedoelde aansluitingsovereenkomst, verliest de HSD Partner zijn status als aangeslotene bij de stichting.

Vergadering HSD Partners

Artikel 16.

1. De vergadering van HSD Partners wordt gevormd door de vertegenwoordigers van de HSD Partners en de voorzitter van het Bestuur als voorzitter van de vergadering. De vergadering van HSD Partners wordt ten minste tweemaal per jaar gehouden. Eenmaal ter bespreking van de jaarrekening van de stichting en eenmaal ter bespreking van het beleidsplan, het meerjarenplan en de begroting voor het volgende boekjaar.

De HSD Partners worden ten minste veertien dagen van tevoren schriftelijk onder opgave van de agenda ter vergadering opgeroepen door de voorzitter van het Bestuur, waarbij de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet worden meegerekend.
De voorzitter van het Bestuur is op schriftelijk verzoek - onder opgave van de te bespreken punten - van ten minste tien procent (10%) van alle HSD Partners verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering van HSD Partners op een termijn van niet langer dan veertien dagen. Indien aan het verzoek niet wordt voldaan, kunnen de verzoekers zelf tot bijeenroeping overgaan op de wijze waarop de voorzitter van het Bestuur de vergadering van HSD Partners bijeenroept, op welke vergadering alsdan over bedoelde punten rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
Van een vergadering worden door een door de voorzitter van het Bestuur aangewezen persoon notulen gehouden, die in dezelfde vergadering dan wel in een volgende vergadering worden vastgesteld.
De leden van het Bestuur en de leden van de Raad van Toezicht zijn bevoegd de vergaderingen van HSD Partners bij te wonen en hebben in die vergaderingen een adviserende stem.

Raad van Advies

Artikel 17.

De Raad van Toezicht kan een Raad van Advies instellen. De Raad van Advies adviseert het Bestuur gevraagd en ongevraagd over de strategische koers van de stichting en inhoudelijke thema's waar de stichting zich mee bezig houdt. Voorts adviseert de Raad van Advies de Raad van Toezicht bij de benoeming van bestuursleden van de stichting.
De Raad van Advies bestaat uit een door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal leden, doch ten hoogste vijftien natuurlijke personen.
De leden van de Raad van Advies worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht, al dan niet op voordracht van het Bestuur. De voorzitter van de Raad van Advies wordt in functie benoemd door de Raad van Toezicht.
De Raad van Advies en het Bestuur vergaderen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk en voorts zo dikwijls als de voorzitter van de Raad van Advies of twee andere leden van de Raad van Advies of het Bestuur dat nodig achten.
De Raad van Toezicht kan aan de voorzitter van de Raad van Advies een bezoldiging toekennen met inachtneming van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector of de daarvoor in de plaats tredende wetgeving, ook in het geval deze regeling niet van toepassing is. De bezoldiging kan lager zijn dan de maximale bezoldiging die uit de betreffende wetgeving volgt.

Boekjaar en Jaarstukken

Artikel 18.

Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 19.

Het Bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles

betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
De administratie van de stichting is voorts zo ingericht dat daaruit duidelijk blijkt de aard en de omvang van:
1. de kosten die door de stichting zijn gemaakt ten behoeve van het beheer van
  
  de stichting, alsmede de aard en omvang van de andere uitgaven van de
  
  stichting;
2. de inkomsten van de stichting; en
3. het vermogen van de stichting.
Het Bestuur maakt de jaarrekening van de stichting op in beginsel binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Deze wordt gecontroleerd door een door de Raad van Toezicht benoemde registeraccountant die over de jaarrekening verslag uitbrengt aan de Raad van Toezicht. De controle van de jaarrekening door de registeraccountant vindt plaats in opdracht van de Raad van Toezicht. Indien de Raad van Toezicht verzaakt een registeraccountant te benoemen dan wel de opdracht tot controle van de jaarrekening te verlenen is het Bestuur daartoe bevoegd.
Binnen dezelfde termijn als vermeld in lid 3 stelt het Bestuur een bestuursverslag op en legt dat voor aan de Raad van Toezicht.
Het Bestuur stelt de jaarrekening vast en nadat deze is goedgekeurd door de Raad van Toezicht.
De jaarrekening wordt ondertekend door alle leden van het Bestuur en alle leden van de Raad van Toezicht; ontbreekt de handtekening van een van hen, dan wordt onder opgaaf van redenen daarvan melding gemaakt.
Het Bestuur is verplicht de in dit artikel bedoelde bescheiden gedurende zeven jaar te bewaren.
Uiterlijk drie maanden vóór het einde van het boekjaar stelt het Bestuur een beleidsplan, een meerjarenplan en een begroting voor het volgende boekjaar op

Statutenwijziging en ontbinding

Artikel 20.

Het Bestuur is bevoegd tot wijziging van de statuten en tot ontbinding van de

stichting na voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht.
Een statutenwijziging komt niet tot stand dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder lid van het Bestuur of een ander door het Bestuur daartoe gemachtigd persoon bevoegd, onder overlegging

van een uittreksel uit de notulen van de vergadering.

Artikel 21.

Bij ontbinding van de stichting is het Bestuur belast met de vereffening. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de stichting uitgaan, moet aan haar naam worden toegevoegd: in liquidatie.
Een eventueel batig saldo, na vereffening van de stichting, zal worden aangewend voor een doel aangewezen door het Bestuur of de vereffenaars van de stichting, betrekking hebbend op het gebied van veiligheid.

Reglementen

Artikel 22.

Reglementen mogen geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met deze statuten of de wet en/of die niet voldoen aan algemeen aanvaarde inzichten over regels en omgangsvormen voor goed bestuur van- en toezicht op een organisatie zoals de stichting.

Slotbepaling

Artikel 23.

In alle gevallen waarin door deze statuten niet is voorzien, beslist het Bestuur.

For the official form, please click here (note: statutes are in Dutch).